會(huì)議活動(dòng)策劃文件是對(duì)會(huì)議活動(dòng)進(jìn)行策劃、討論和審議的文件。活動(dòng)策劃公司經(jīng)理曾提到，這是一份非正式文件，有的是會(huì)議策劃的討論和審議，有的是在會(huì)議活動(dòng)策劃過程中形成的，有的是為了保證會(huì)議活動(dòng)的順利策劃而制定的。

編制會(huì)議活動(dòng)規(guī)劃文件是會(huì)議活動(dòng)順利規(guī)劃的重要前提。會(huì)議活動(dòng)策劃文件的質(zhì)量，特別是會(huì)議活動(dòng)策劃文件的質(zhì)量，直接影響到會(huì)議活動(dòng)的策劃質(zhì)量。

成都活動(dòng)策劃公司經(jīng)理曾提到，根據(jù)文件的性質(zhì)和作用，會(huì)議活動(dòng)策劃文件大致可分為以下幾類：

主要文件。會(huì)議活動(dòng)策劃的主要文件是會(huì)議活動(dòng)策劃的主要文件，包括會(huì)議報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、溝通綱要、法律草案、計(jì)劃草案、決議草案、開幕詞、閉幕詞等。

動(dòng)議文件。擬提交會(huì)議活動(dòng)策劃和審議的文件，包括提案、提案說明等。

信息工具。記錄和反映會(huì)議活動(dòng)規(guī)劃概況和過程的文件，包括會(huì)議活動(dòng)規(guī)劃記錄、會(huì)議活動(dòng)規(guī)劃簡(jiǎn)報(bào)等。

決議文書。會(huì)議的策劃和決策結(jié)果的反映主要包括策劃紀(jì)要、決議、決定、公告、公告、通知等。

商業(yè)文件。會(huì)議活動(dòng)策劃服務(wù)文件主要包括會(huì)議活動(dòng)策劃通知、會(huì)議活動(dòng)策劃細(xì)則、代表須知、日程安排、代表名單、選舉辦法、生活管理制度等。

會(huì)議活動(dòng)的規(guī)劃文件大多是在會(huì)議活動(dòng)規(guī)劃之前形成的。籌備工作與其他會(huì)前籌備工作同時(shí)進(jìn)行。這些文件是由會(huì)議活動(dòng)的規(guī)劃和籌備組織編寫的。成都活動(dòng)策劃公司經(jīng)理曾提到，會(huì)議活動(dòng)策劃過程中形成的文件由會(huì)議活動(dòng)結(jié)構(gòu)策劃秘書負(fù)責(zé)編制。

一般而言，會(huì)前準(zhǔn)備的文件如下：

大會(huì)活動(dòng)策劃文件由大會(huì)活動(dòng)策劃籌備機(jī)構(gòu)和秘書部負(fù)責(zé)。

職能業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)工作相關(guān)的專業(yè)文件和文件。

演講稿和各種交流材料由演講單位或個(gè)人準(zhǔn)備。

成都活動(dòng)策劃公司經(jīng)理曾提到，會(huì)議策劃文件的編制可分為以下幾個(gè)步驟：

會(huì)議活動(dòng)策劃文件的編寫是一項(xiàng)非常認(rèn)真細(xì)致的工作。包括資料、數(shù)據(jù)和典型資料的收集整理、文件的起草和修改等。成都市活動(dòng)策劃公司經(jīng)理曾提到，會(huì)議活動(dòng)策劃的各種文件，特別是會(huì)議的策劃報(bào)告、提案、決議、策劃紀(jì)律等活動(dòng)等。

會(huì)議活動(dòng)策劃文件的審核是保證文件質(zhì)量和合法性的重要環(huán)節(jié)。

會(huì)議活動(dòng)策劃文件由領(lǐng)導(dǎo)審批；成都市活動(dòng)策劃公司經(jīng)理提到其他會(huì)議活動(dòng)策劃文件由會(huì)議活動(dòng)策劃秘書長(zhǎng)或秘書部負(fù)責(zé)人審批；涉及職能部門部分業(yè)務(wù)內(nèi)容的，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核。

審計(jì)的重點(diǎn)是：

·是否廣泛查閱和修改了全部重要文件

·涉及不同地區(qū)、不同部門的文件是否事先討論過

·文件格式是否統(tǒng)一

會(huì)議活動(dòng)策劃前，認(rèn)真打印演講稿、會(huì)議活動(dòng)策劃時(shí)間表、會(huì)場(chǎng)指示圖、酒店內(nèi)部示意圖，并將相關(guān)文件及所附城市交通圖裝訂成冊(cè)，注意攜帶、查閱方便，不缺頁(yè)。成都活動(dòng)策劃公司經(jīng)理曾提到，這些文件的打印應(yīng)以參加人數(shù)為準(zhǔn)，并注意留有足夠的復(fù)印件供參加人員使用，以防文件丟失。印制的文件按參加單位、部門、層次分類發(fā)放。

文件印刷應(yīng)及時(shí)、統(tǒng)一、美觀。”“及時(shí)”是時(shí)間的要求。隨著會(huì)議活動(dòng)規(guī)劃進(jìn)程的推進(jìn)，應(yīng)提前準(zhǔn)備相關(guān)文件，留有足夠的時(shí)間檢查和打印?！薄敖y(tǒng)一”是格式的要求。成都活動(dòng)策劃公司經(jīng)理曾提到，會(huì)議策劃文件應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)紙張打印，統(tǒng)一標(biāo)識(shí)，統(tǒng)一字體大小。”“美”是布局的要求。布局設(shè)計(jì)既要符合會(huì)議活動(dòng)的規(guī)劃性質(zhì)，又要美觀大方。

會(huì)議活動(dòng)策劃文件的發(fā)放要及時(shí)、準(zhǔn)確、循序漸進(jìn)。”“準(zhǔn)時(shí)”是指根據(jù)會(huì)議活動(dòng)的策劃過程，及時(shí)將相關(guān)文件分發(fā)到位。成都活動(dòng)策劃公司經(jīng)理曾提到，一般情況下，文件都是提前下發(fā)的，預(yù)付的金額可以由秘書部確定。如果文件是當(dāng)場(chǎng)印發(fā)的，與會(huì)者將當(dāng)場(chǎng)發(fā)言，不會(huì)有成熟的意見。”“準(zhǔn)確”是指文件的分發(fā)要準(zhǔn)確，要分發(fā)的文件和發(fā)送給誰(shuí)的文件要準(zhǔn)確無誤“循序漸進(jìn)”是指按照會(huì)議活動(dòng)的規(guī)劃流程安排，有序發(fā)布，而不是一次性發(fā)布。要盡量避免多份文件一起分發(fā)，不利于與會(huì)人員按照會(huì)議的計(jì)劃流程閱讀文件。

因此，你也應(yīng)該知道應(yīng)該為會(huì)議活動(dòng)的規(guī)劃準(zhǔn)備哪些文件，并希望你能繼續(xù)關(guān)注我們。