對(duì)于活動(dòng)策劃人來說，沒有彩排，只有現(xiàn)場直播！

活動(dòng)策劃人策劃和發(fā)起的任何活動(dòng)——從最初的邀請(qǐng)到現(xiàn)場管理——都是公司形象的直接反映。無論你是在策劃新產(chǎn)品發(fā)布、正式會(huì)議、促銷、頒獎(jiǎng)典禮還是籌款活動(dòng)，你都應(yīng)該記住，成功策劃一個(gè)難忘的活動(dòng)的關(guān)鍵是細(xì)節(jié)。

一項(xiàng)活動(dòng)的成功策劃涉及到千絲萬縷的細(xì)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都不能錯(cuò)過。無論參賽者是50人還是2000人，無論預(yù)算是幾萬元還是上百萬元，賽事的策劃和管理都如同走鋼絲，沒有保險(xiǎn)！

無論是普通會(huì)議、公司活動(dòng)、籌款活動(dòng)、正式會(huì)議、展覽活動(dòng)、獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)還是其他特殊活動(dòng)，設(shè)計(jì)和舉辦一個(gè)活動(dòng)常常被比作導(dǎo)演一部電影。但實(shí)際上，這更像是在策劃一場現(xiàn)場演出。這是一次沒有安全網(wǎng)的高空行走。一旦活動(dòng)開始，就沒有機(jī)會(huì)彌補(bǔ)?；顒?dòng)必須一次性完成，不得提前排練。你不能喊：停止射擊，然后再射擊。當(dāng)你拍電影的時(shí)候，你可以通過劇本來預(yù)測未來，但是你不能預(yù)測你的客人和供應(yīng)商之間的互動(dòng)方式以及他們?cè)诨顒?dòng)中的反應(yīng)。但是你可以提前計(jì)劃，做一些準(zhǔn)備工作，這樣你就可以在任何時(shí)候處理突發(fā)事件。別忘了墨菲的法則：可能出錯(cuò)的事情一定會(huì)出錯(cuò)。

在一次婚禮上，一位女服務(wù)員絆倒了，把婚禮蛋糕扔在地上。幸運(yùn)的是，蛋糕上覆蓋著一層布，這只會(huì)破壞頂層的圖案。蛋糕立即被送回廚房，用糖霜、鮮花和薄紗重新裝飾在新娘花束上，很快就準(zhǔn)備好再次拍照。

雖然你不是在拍一部奧斯卡獲獎(jiǎng)電影，但你在創(chuàng)作一部可能會(huì)給別人留下永久記憶的作品。任何活動(dòng)，無論是50人的小型活動(dòng)還是2000人以上的大型活動(dòng)，都應(yīng)該有一個(gè)像電影制作這樣的詳細(xì)劇本，活動(dòng)的預(yù)算也應(yīng)該詳細(xì)明確。各種會(huì)議、公司活動(dòng)、新產(chǎn)品發(fā)布、頒獎(jiǎng)和特別活動(dòng)的預(yù)算都是幾萬甚至幾十萬甚至五十多萬美元。這樣精心策劃的目的，正如假日酒店的老口號(hào)所說：不出意外

在你開始計(jì)劃之前，你應(yīng)該先決定是否舉行這個(gè)活動(dòng)。如果你決定舉行這個(gè)活動(dòng)，你應(yīng)該決定活動(dòng)的規(guī)模?；顒?dòng)的規(guī)模取決于兩項(xiàng)關(guān)鍵技術(shù)：資本和每日標(biāo)準(zhǔn)0

你應(yīng)該做的第一件事是確定你能為這次活動(dòng)準(zhǔn)備多少錢。即使是最小的活動(dòng)也必須有資金保證。你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)你沒有足夠的錢參加一個(gè)活動(dòng)。等待足夠的錢來舉辦這次活動(dòng)，總比在活動(dòng)結(jié)束后因?yàn)槿卞X而擱淺要好得多

如果資金沒有問題，你必須事先決定你能花多少錢，然后根據(jù)預(yù)算計(jì)劃活動(dòng)。事先對(duì)成本作一個(gè)粗略的估計(jì)是必要的，因?yàn)橥ǔＰ枰霞?jí)部門的預(yù)算批準(zhǔn)才能舉行活動(dòng)。下面列出的初步預(yù)算示例將幫助您粗略估計(jì)活動(dòng)的主要成本：

一般來說，你可以從供應(yīng)商那里得到你想購買的各種商品的書面報(bào)價(jià)。這些價(jià)格將在初步預(yù)算批準(zhǔn)后確定。

以下是初步預(yù)算的樣本，包括以下主要成本：

把你可能需要的所有東西都列一份詳細(xì)的清單，不收取任何費(fèi)用，然后用彩筆標(biāo)出必須列出的項(xiàng)目。在初步預(yù)算確定后，可以有選擇地增加剩余的項(xiàng)目。如果您的初始成本估算僅包括必要的項(xiàng)目，但總成本超出預(yù)算，那么您應(yīng)該仔細(xì)考慮是否進(jìn)一步實(shí)施計(jì)劃。如果初步估計(jì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于預(yù)算，您可以開始添加替代方案