宴會部受理預(yù)訂是宴會流程的第一步，也是重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。預(yù)訂工作做得好與壞，直接影響到宴會的設(shè)計(jì)策劃及整個(gè)宴會活動的組織與實(shí)施。因此，宴會部應(yīng)設(shè)預(yù)訂專門機(jī)構(gòu)和崗位，挑選有多年餐飲工作經(jīng)歷、了解市場行情和有關(guān)政策、應(yīng)變能力較強(qiáng)、專業(yè)知識豐富的人員承擔(dān)此項(xiàng)工作，從而推動宴會的銷售。

宴會預(yù)訂的主要工作流程如下：

宴會洽談接受預(yù)訂填寫宴會預(yù)訂單填寫宴會安排日記本簽訂宴會合同書收取訂金跟蹤查詢正式確定發(fā)布宴會通知

宴會部要了解有關(guān)宴會活動的各種信息，它為宴會活動的策劃和設(shè)計(jì)提供正確、充足、必要的依據(jù)，這些信息包括：

① 赴宴客人人數(shù)。

② 宴會規(guī)格。

③ 賓客風(fēng)俗習(xí)慣。

④ 賓客生活忌諱。

⑤ 賓客特殊需要。

⑥ 如果是外賓，還應(yīng)了解國籍、宗教、信仰、禁忌和口味特點(diǎn)等。

對于規(guī)格較高的宴會，還應(yīng)掌握下列事項(xiàng)：

① 宴會的目的和性質(zhì)。

② 宴會的正式名稱。

③ 賓客的年齡和性別。

④ 有無席次表、坐位卡、席卡。

⑤ 有無音樂或文藝表演。

⑥ 有無司機(jī)費(fèi)用等。

⑦ 主辦者的指示、要求、想法。