一般單位內(nèi)部召開的小規(guī)模的例行會議可以通過簡易會議計劃或會議通知來預(yù)先安排好會議事務(wù)。制定好會議方案，在會議召開前對會議的目的、規(guī)模、時間、地點(diǎn)設(shè)施、內(nèi)容、議程、日程、組織形式、會議文件、經(jīng)費(fèi)、后勤服務(wù)等要素做出周密安排，能促進(jìn)會議順利進(jìn)行，取得完滿的預(yù)期效果。有些會議還需要向上級機(jī)關(guān)請示核準(zhǔn)，會議方案可作為上級審核批準(zhǔn)的重要依據(jù)。有些會議方案也可發(fā)揮通知的作用，向聯(lián)辦或與會單位通報籌備情況，以便做好必要的準(zhǔn)備。
會議籌備方案內(nèi)容包括：
1．確定會議名稱。2．確定議題。3．指導(dǎo)思想。4．任務(wù)要求。5．確定與會人員。6.確定時間地點(diǎn)。7.會議期限。8.日程安排。9．會議領(lǐng)導(dǎo)。10．確定會議通知內(nèi)容。11．會議通知跟進(jìn)落實(shí)程序與要求。12．會場布置要求。13．會議文件資料種類、內(nèi)容、要求。14．會議設(shè)備和用品種類、要求.15．會議后勤安排。16．會議記錄安排。17．會場服務(wù)安排。18．會議預(yù)算安排。19．議定事項(xiàng)催辦及反饋的程序、要求、責(zé)任人。20．其他注意事項(xiàng)。

會議的準(zhǔn)備工作有哪些

明確開會的目的、確定會議形式、確定與會人員名單、確定會議規(guī)模、設(shè)計會議議程、選擇開會時間、布置會場、會議通知、座位安排、準(zhǔn)備會議資料、準(zhǔn)備會議用品、考慮與會人員膳食、制定會議規(guī)范。

1、對任何一個商業(yè)公司而言，要想讓會議開得有價值，必須要有一個明確的目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應(yīng)的價值，并且能回報投資。

2、信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細(xì)節(jié)請看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會議的出席者、了解媒體、了解預(yù)算、分析自己的不足等。

3、在進(jìn)行現(xiàn)場管理時，一定要嚴(yán)格地對照計劃表上的事項(xiàng)進(jìn)行操作，任何疏漏都會導(dǎo)致會議的失敗。此外，現(xiàn)場負(fù)責(zé)人需要有隨機(jī)應(yīng)變的能力。

4、技術(shù)能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術(shù)，使得顧客和工作人員都能很輕松地運(yùn)用技術(shù)，但是，必須記住不可用技術(shù)代替人與人之間的交流。

5、針對不可預(yù)見的問題與可能的場景危機(jī)，必須準(zhǔn)備好解決方案，將最壞的結(jié)果羅列出來，然后逐一提出解決方案。