感謝，有幸回答：“如何開好公司員工月例會(huì)？”

兵法有云：上下同欲者勝。公司要生存和發(fā)展，就需要全體員工圍繞著共同的目標(biāo)。那么就需要，上下思想一致，行動(dòng)一致。那么，“開會(huì)”便是最通行的做法之一。

以個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，我們一周的工作里有至少三分之一的時(shí)間在開會(huì)，平均一天正式的會(huì)議時(shí)間至少3-4個(gè)小時(shí)，非正式的會(huì)議大概要1個(gè)小時(shí)。

有句通俗的名詞叫“文山會(huì)?！保呛芏啻蠊尽安　钡募斜憩F(xiàn)。

但絕大部分人的感受是，開會(huì)真的特別累，這不僅是身體的累，還有“心累”。

這一切的根源，就是如何開好會(huì)以及如何高效的開會(huì)？

那么今天，我們就講講如何開好員工月例會(huì)。

會(huì)議的作用會(huì)議就是效益。

為什么管理人員，尤其是老板那么喜歡召集會(huì)議呢？

在我個(gè)人的印象里，我們公司的董事長(zhǎng)從早餐8:30開始到晚上12:00，除了吃飯、上廁所和接電話的時(shí)間外，都是在開會(huì)。“會(huì)議狂魔”有木有？

那么以我來(lái)看，他的會(huì)議里需要實(shí)現(xiàn)如下幾點(diǎn)：

1、集思廣益，頭腦風(fēng)暴

任何人都不能完全的解決所有問(wèn)題，那么需要大家能夠?qū)︻A(yù)期的目標(biāo)，要進(jìn)行路徑方法的討論，以期待獲得更佳的行動(dòng)方法。

同時(shí)，兼顧到各方面的利益，有助于目的的達(dá)成。

兼聽則明，偏信則暗。

2、問(wèn)題討論，產(chǎn)生決策

企業(yè)也好，團(tuán)隊(duì)也好，都不是完美的。

都可能產(chǎn)生經(jīng)營(yíng)、組織或者目標(biāo)達(dá)成等各式各樣的問(wèn)題。而出現(xiàn)問(wèn)題，必須得到相應(yīng)的解決辦法。

那么，會(huì)議中將問(wèn)題表面化，有助于問(wèn)題在私下里發(fā)酵，防止不必要的“謠言”。

3、聽取匯報(bào)，布置任務(wù)

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。

聽取匯報(bào)分為兩種情況，一是針對(duì)上期部署的具體動(dòng)作，聽取相關(guān)執(zhí)行結(jié)果；二是針對(duì)于未來(lái)可期的的目標(biāo)，聽取相關(guān)計(jì)劃。

那么這是管理者，有效把控方向，修正過(guò)程的辦法之一。

4、融合意見，達(dá)成共識(shí)

組織是要有共識(shí)的。不能出現(xiàn)各自為政，“各立山頭”的情況。

組織是要有協(xié)調(diào)的。沒(méi)有一個(gè)工作是自己一個(gè)人或者一個(gè)部門可以完成，這里均可能涉及人力、財(cái)務(wù)、行政等部門通力配合。

5、政策宣導(dǎo)，形成效力

我們?cè)诠ぷ髦?，?jīng)常會(huì)聽到這樣的聲音?！拔覜](méi)看到”，“我沒(méi)聽到”，“我不知道，沒(méi)人和我說(shuō)”。

這樣就形成了“推諉”的風(fēng)氣，沒(méi)有責(zé)任意識(shí)。

會(huì)議上正式傳達(dá)的政策，是公開大家都認(rèn)可的宣導(dǎo)方式之一，那么經(jīng)過(guò)會(huì)議討論而形成的，就是已經(jīng)形成了效力，容不得推脫。

6、激勵(lì)批評(píng)，提升士氣

有則改之無(wú)則加勉。公開的表?yè)P(yáng)或批評(píng)，都是有效的管理手段。

也就是善用這些方式，對(duì)員工都是一種激勵(lì)和鞭策。對(duì)每個(gè)人的工作都有價(jià)值。

并有助于倡導(dǎo)一種公開、透明、公正的企業(yè)文化。

會(huì)議的成本一家公司會(huì)不會(huì)開會(huì)，決定了該公司的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。一家公司開會(huì)的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會(huì)議是公司管理的必備工具。而會(huì)議的成本則常常被忽略。

而會(huì)議的成本=時(shí)間成本+金錢成本+效益成本+機(jī)會(huì)成本

時(shí)間成本：與參會(huì)人數(shù)和會(huì)議持續(xù)的時(shí)長(zhǎng)以及與會(huì)者所花費(fèi)的其它時(shí)間呈倍數(shù)關(guān)系；

金錢成本：哪怕是一場(chǎng)小會(huì)也有燈光、用電、辦公用品、場(chǎng)地成本；

效益成本：大家在開會(huì)，客戶怎么辦？

機(jī)會(huì)成本：會(huì)議所浪費(fèi)的時(shí)間，可能正有突發(fā)事件發(fā)生。

日本公司高效會(huì)議解決之道：

日本太陽(yáng)工業(yè)公司每次開會(huì)時(shí)總是把一個(gè)醒目的會(huì)議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會(huì)議成本＝每小時(shí)平均工資的3倍×2×開會(huì)人數(shù)×?xí)h時(shí)間（小時(shí)）。公式中平均工資所以乘3，是因?yàn)閯趧?dòng)產(chǎn)值高于平均工資；乘2是因?yàn)閰⒓訒?huì)議要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來(lái)計(jì)算。因此，參加會(huì)議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會(huì)態(tài)度就會(huì)慎重，會(huì)議效果也十分明顯。

會(huì)議低效的罪魁禍?zhǔn)住叭魏螘?huì)議都是要么富有成效，要么純粹浪費(fèi)時(shí)間，二者必居其一。”

組織會(huì)議需要考慮7個(gè)維度：主題、議程、參會(huì)人、主持人、記錄、時(shí)間、地點(diǎn)。

如果是出現(xiàn)低效會(huì)議，無(wú)外乎這幾點(diǎn)出了問(wèn)題。

1、會(huì)議未有效準(zhǔn)備

（1）沒(méi)有提前準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)、開會(huì)設(shè)施的調(diào)試（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會(huì)議討論材料、會(huì)議簽到表等。

我們經(jīng)常會(huì)看到，開會(huì)的時(shí)候搞投影儀，測(cè)試電腦的。這種情況真的特別惱火的一件事。

（2）與會(huì)者沒(méi)有按照要求提前準(zhǔn)備好會(huì)議所需的匯報(bào)材料。如果是月度例會(huì)，那么會(huì)議上應(yīng)該有PPT的。不在于多精美，但時(shí)候可以讓大家都能看到的。

（3）會(huì)議相關(guān)流程未提前推導(dǎo)，導(dǎo)致會(huì)議秩序混亂。哪怕是月度例會(huì)，也應(yīng)該將匯報(bào)順序做好提前告知，不然都不想做第一個(gè)匯報(bào)，讓后匯報(bào)的時(shí)候看來(lái)看去。

2、會(huì)議中沒(méi)有控制

（1）會(huì)議中沒(méi)有按照預(yù)案進(jìn)行，嚴(yán)重拖沓，各種補(bǔ)充，各種雜音；

（2）沒(méi)有控制好時(shí)間，導(dǎo)致的匯報(bào)超時(shí)；

（3）領(lǐng)導(dǎo)一言堂，大家都不說(shuō)話。領(lǐng)導(dǎo)又想讓大家說(shuō)話，就導(dǎo)致的各種“黑云”氣氛；

（4）出現(xiàn)激烈爭(zhēng)吵。

（5）頭腦風(fēng)暴，跑到“外國(guó)”去了，越來(lái)越發(fā)散，越來(lái)越跑偏；

（6）從來(lái)沒(méi)有一個(gè)結(jié)果?；蛘呓Y(jié)果是，明天繼續(xù)開會(huì)。

3、沒(méi)有追蹤

如果說(shuō)議而不決是“耍流氓”，那么會(huì)后不跟蹤，就是“一場(chǎng)空”。

討論的結(jié)果定了就定了，從來(lái)沒(méi)人去檢查會(huì)議的決議行使的過(guò)程和結(jié)果在哪。

好像會(huì)議就是為了開會(huì)，其他都沒(méi)用。

高效地開好月度會(huì)議管理者需要不斷地分析、綜合，不斷地行動(dòng)、反思。

而月度會(huì)議，應(yīng)該的主要目的就是分析、綜合、反思和行動(dòng)為主要依據(jù)。

那么我認(rèn)為開好月度會(huì)議需要做到如下幾點(diǎn)：

1、標(biāo)準(zhǔn)化的議題

明確了月度會(huì)議的目的，就把會(huì)議的相關(guān)內(nèi)容做好標(biāo)準(zhǔn)。

那么一般公司就直接將匯報(bào)PPT的模板進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。

PPT的模板可以包括：

（1）量化總結(jié)。自己的人就不要玩虛的了，完成了多少，把數(shù)字?jǐn)[好。1就是1,2就是2；

(2)目標(biāo)達(dá)成或偏離總結(jié)。為什么實(shí)現(xiàn)了目標(biāo)，有什么值得分享的經(jīng)驗(yàn)；為什么沒(méi)有達(dá)成，偏離的原因是什么？分好1,2,3,4點(diǎn)，不要有的沒(méi)的亂說(shuō)一通。

（3） 下一步行動(dòng)計(jì)劃。計(jì)劃遵循SMART原則，什么時(shí)間，做什么，要實(shí)現(xiàn)的結(jié)果數(shù)字是什么，如果實(shí)現(xiàn)不了怎么辦。

（4）風(fēng)險(xiǎn)控制及資源、困難、統(tǒng)籌。

2、明確會(huì)議流程

（1）設(shè)定好各自匯報(bào)的順序，每個(gè)人的匯報(bào)時(shí)間；

（2）控制領(lǐng)導(dǎo)的講話時(shí)間，總結(jié)自己的幾點(diǎn)需要明確的事項(xiàng)；

（3）領(lǐng)導(dǎo)素質(zhì)的養(yǎng)成。領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)行好會(huì)議關(guān)鍵點(diǎn)，并將快速的反應(yīng)其邏輯，在會(huì)議上采用什么樣的方式、技巧做回復(fù)。以避免無(wú)效結(jié)果和員工沖突的產(chǎn)生。

（4）如果需要討論，應(yīng)該合理的控制在匯報(bào)之后，并建立討論的時(shí)間范圍。

3、指定會(huì)議主持人

有人可能會(huì)覺得，自己經(jīng)常開的會(huì)議，大家都是約定俗成，沒(méi)有必要。

其實(shí)，好的主持人，對(duì)會(huì)議的氣氛、會(huì)議的進(jìn)展以及會(huì)議成果的達(dá)成非常重要；

比如，可以適度開些玩笑，調(diào)節(jié)氣氛；看到討論超過(guò)時(shí)限，議題跑偏等，迅速的將大家的注意力拉回來(lái)等等。

因此，主持人不僅重要，而且要求的素質(zhì)很高。

4、指定會(huì)議記錄人

會(huì)議記錄是對(duì)結(jié)果追蹤的有效憑證。

會(huì)議記錄的主要內(nèi)容包括會(huì)議的全部要素（議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項(xiàng)、會(huì)議附件）等。同時(shí)，為了及時(shí)貫徹會(huì)議的精神，增強(qiáng)會(huì)議時(shí)效性，趁熱打鐵追蹤會(huì)后的待完成事項(xiàng)，會(huì)議記錄要在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成并發(fā)送到與會(huì)人員手中。

會(huì)議記錄人的素質(zhì)：注意力集中，能快速的捕捉關(guān)鍵信息，邏輯能力強(qiáng)，總結(jié)能力強(qiáng)，文案組織能力水平較高。

5、會(huì)議時(shí)間選擇

如果是月度會(huì)議，可以選擇月底或者月初的固定日期；

具體的時(shí)間上，可以選擇中午1:00-3:00 的這個(gè)時(shí)間點(diǎn)。這個(gè)時(shí)間點(diǎn)開會(huì)，開完之后，下午各部門也可以進(jìn)行自行的工作

盡量不占用下班的時(shí)間，實(shí)際下班的這個(gè)時(shí)間開會(huì)，效率會(huì)非常低，也不利于其他工作的布置。

6、會(huì)議的控制原則

確保會(huì)議按時(shí)開始，并嚴(yán)格按照會(huì)議議程進(jìn)行；嚴(yán)格把控會(huì)議時(shí)間和進(jìn)度，避免會(huì)議的拖沓和冗長(zhǎng)，并要按時(shí)結(jié)束；營(yíng)造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會(huì)議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機(jī)會(huì)并引導(dǎo)大家積極發(fā)言或獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。保障與會(huì)者相互尊重彼此所發(fā)表的意見，并保護(hù)與會(huì)人員不受人身攻擊。控制會(huì)議秩序，避免過(guò)度爭(zhēng)吵或題外話，如發(fā)現(xiàn)跑題，應(yīng)立即予以制止。對(duì)討論的結(jié)果及時(shí)進(jìn)行匯總，并形成會(huì)議結(jié)論。7、會(huì)議后跟蹤

（1）將會(huì)議中決議登記造冊(cè)，發(fā)送至各執(zhí)行人；

（2）指定專人跟蹤。要與跟蹤人約定，多久跟蹤一次，多久匯報(bào)一次跟進(jìn)結(jié)果，直至達(dá)成相關(guān)決議事項(xiàng)而截止；

（3）月度會(huì)議進(jìn)行前，將跟進(jìn)結(jié)果進(jìn)行公示說(shuō)明，展示各自的工作進(jìn)度情況。

【總結(jié)】

高效的月度會(huì)議，就是一套管理與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計(jì)。

而作為管理者應(yīng)該避免一個(gè)“誤區(qū)”，我們是用“眼睛、思維、嘴巴和兩條腿”去管理，而不是用會(huì)議做管理。

會(huì)議開的好，團(tuán)隊(duì)的凝聚力就更強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)能力也更能貫徹好；

不好的會(huì)議，就成了官僚主義，拖沓執(zhí)行，推卸責(zé)任的勾心斗角的“拳擊臺(tái)” 。

我們都想成為一個(gè)好的管理者，進(jìn)而成為好的經(jīng)營(yíng)者。希望通過(guò)此回答，對(duì)自己的會(huì)議有所改善，給大家?guī)?lái)價(jià)值。

我是@可知在線，10年上市公司崗位經(jīng)驗(yàn)，專注職場(chǎng)倫理分析解讀。望與我共同成長(zhǎng)進(jìn)化。