接觸過很多中小企業(yè)，不客氣的說，很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不會開會。會場經(jīng)常是亂亂哄哄，大家雞一嘴鴨一嘴，各說合的道理，最后什么問題也沒解決。據(jù)我觀察：主題不清、離題跑調(diào)、議而不決、無人跟蹤是會議沒有效率的四大硬傷，這在很多管理不規(guī)范的中小企業(yè)是普遍存在的。那么，如何才能高效地開會呢？我認(rèn)為，要從以下八個方面做起：

一，確定會議議題。會議要想開的有效果，切實解決問題，會議之前，要明確會議的時間、地點、議題、議程、主持人、與會人員、注意事項等內(nèi)容。

二，下發(fā)會議通知。如果不是緊急會議，應(yīng)提前利用電子郵件、公告欄、電話、會議告知書等方式向與會人員下發(fā)會議通知。會議當(dāng)天，最好再提醒一次，以確保與會者及時收到了會議通知。

三，準(zhǔn)備會議資料。為確保會議取得實效，會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好與會議議題相關(guān)的背景資料，以供大家開會時參考。否則，稀里糊涂的開會，必然影響會議效率。

四，調(diào)試會議設(shè)備。會議當(dāng)天，組織者要對投影儀、筆記本電腦、遙控器、錄音筆、激光筆、白板、記號筆等會議輔助設(shè)備、工具進(jìn)行調(diào)試、檢查，以確保會議時能正常使用。

五，控制會議節(jié)奏。會議組織者/主持人要按照會議的議題和議程控制好會議節(jié)奏，一要避免大家糾纏雞毛蒜皮的小事，二是防止會議偏離主題，三是要掌握好會議的時間。

六，拍板解決問題。會議主持人或參會的最高領(lǐng)導(dǎo)，要隨時記錄與會人員所提出的問題和建議，能當(dāng)場拍板的，馬上明確解決方案、負(fù)責(zé)人和時間進(jìn)度要求。需要考慮一下的，在會議最后要明確牽頭人、配合人以及完成時間。

七，整理會議紀(jì)要。會議組織者要落實會議記錄人員，必要時請示領(lǐng)導(dǎo)后可錄音。會議結(jié)束后，組織者起草會議紀(jì)要，整理好后提交領(lǐng)導(dǎo)審閱修改，審核無誤后發(fā)給與會人員。必要時，會議紀(jì)要可附會議決議事項的責(zé)任表。

八，跟蹤會議決議。會議決議事項逐一落實到相關(guān)責(zé)任人，必要時經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)，形成書面?zhèn)渫?。然后，會議組織指定專人定期跟蹤各項任務(wù)完成的情況，并及時匯報給領(lǐng)導(dǎo)。

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