根據(jù)成都發(fā)布會策劃公司多年活動策劃和活動執(zhí)行經(jīng)驗(yàn)來和大家一起分享公司新品發(fā)布會策劃需要籌備的一些工作。我們主要從新品發(fā)布會的人力籌備，策劃物料籌備以及策劃場地籌備這3個(gè)方面來跟大家詳細(xì)談?wù)劇?/p>

一、公司新品發(fā)布會策劃人力籌備

人的準(zhǔn)備發(fā)布會人的方面的準(zhǔn)備包括三種：

第一個(gè)指的是參會嘉賓的確定，直至嘉賓正常出席發(fā)布會。

第二個(gè)，指的是參加此次發(fā)布會的觀眾，需要從宣傳到報(bào)名結(jié)束，保證此次發(fā)布會的參與人數(shù)。

第三個(gè)，指的是活動現(xiàn)場的工作人員，現(xiàn)場人員的分工，各司其職，保證發(fā)布會活動的順利召開。

嘉賓的確定，往往需要在策劃發(fā)布會環(huán)節(jié)就開始對嘉賓進(jìn)行邀約，并且隨時(shí)確定嘉賓的排期與動態(tài)，最好能有專人維護(hù)對接，直至對方出席發(fā)布會現(xiàn)場。因?yàn)橐话愦罂У臅r(shí)間排期都會比較滿，在一對一對接的情況下，首先能與嘉賓保持密切聯(lián)系，顯示主辦方對活動嘉賓的重視。其次也是為了持續(xù)確認(rèn)嘉賓的時(shí)間安排，保證嘉賓按時(shí)到場。發(fā)布會觀眾的招募，也需要在策劃發(fā)布會前就開始進(jìn)行，且在預(yù)熱期結(jié)束時(shí)，就必須完成發(fā)布會觀眾的招募工作。按照以往經(jīng)驗(yàn)，招募觀眾的數(shù)量，最好大于實(shí)際現(xiàn)場能容納的參與人數(shù)。

因?yàn)楫?dāng)天極有可能部分觀眾因各種原因無法參加活動，即使各位觀眾都按時(shí)到場了，我們也可以營造現(xiàn)場一種高朋滿座、人氣爆棚的現(xiàn)場氛圍。發(fā)布會工作人員的確定，需要在發(fā)布會預(yù)熱期結(jié)束前確定好。最好列一個(gè)分工事項(xiàng)表和負(fù)責(zé)人聯(lián)系表。將工作職責(zé)分配到人，專人專崗。并且部分工作人員有緊急問題時(shí)，隨時(shí)可以聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人，協(xié)助解決。

二、公司新品發(fā)布會策劃物料籌備

物料的準(zhǔn)備物料的準(zhǔn)備，主要包括兩種：

第一種是指的發(fā)布會前期的宣傳物料，如之前說的邀請函，創(chuàng)意視頻等；

第二種，指的是發(fā)布會當(dāng)天參會人員的伴手禮以及嘉賓禮物。因?yàn)檫@些物料都需要一定的制作周期，比如視頻，需要經(jīng)歷腳本文案的確定，拍攝，剪輯，最終成片等過程。禮品的制作需要經(jīng)過挑選，打樣，批量制作，運(yùn)送等過程。

每一種物料的確認(rèn)，一般都還需要公司領(lǐng)導(dǎo)的拍板。因此整個(gè)周期非常長，物料準(zhǔn)備的截止時(shí)間，就是預(yù)熱期結(jié)束時(shí)，也就是說，發(fā)布會前一天，所有的物料，必須全部準(zhǔn)備到位。

三、公司新品發(fā)布會策劃場地籌備

新品發(fā)布會策劃場地的準(zhǔn)備，包括兩個(gè)步驟，第一步是策劃發(fā)布會階段，需要挑選合適的活動場地。第二個(gè)是，發(fā)布會召開前夕，發(fā)布會現(xiàn)場需要布置完畢。常見的發(fā)布會場地，按照人數(shù)規(guī)模不同，一般分為酒店、會議中心和體育場館。在確定發(fā)布會場地時(shí)，需要綜合考慮場地的檔次標(biāo)準(zhǔn)、交通條件、人數(shù)規(guī)模、整體價(jià)格、場地排期等因素，挑選出一個(gè)性價(jià)比最合適的場地。

在布置發(fā)布會現(xiàn)場時(shí)，需要提前設(shè)計(jì)布置方案，合理規(guī)劃發(fā)布會現(xiàn)場的各個(gè)區(qū)域，包括檢票區(qū)、活動會場、互動展示區(qū)等，活動會場又分為領(lǐng)導(dǎo)席、嘉賓席、媒體記者席、普通觀眾席等。還有現(xiàn)場各個(gè)宣傳元素，這些也需要考慮好。如果預(yù)算足夠的情況下，布置場地的工作，交給一個(gè)靠譜的外包供應(yīng)商來做，往往效果看起來會更專業(yè)，主辦方也能更省心。

綜上，當(dāng)我們考慮周全并執(zhí)行了一整套的發(fā)布會籌辦內(nèi)容后，包括3個(gè)核心和兩條線：發(fā)布會主題、發(fā)布會當(dāng)天活動環(huán)節(jié)和發(fā)布會嘉賓、發(fā)布會宣傳線和發(fā)布會資源落地線。

此次發(fā)布會的籌辦就基本準(zhǔn)備完畢了。仔細(xì)發(fā)現(xiàn)，我們完成由內(nèi)而外，從核心到整體的籌辦工作。這樣的一個(gè)思路，對除了舉辦發(fā)布會之外的大型活動，也能起到一定的借鑒意義。但是，還是有一些點(diǎn)也需要大家注意：籌辦發(fā)布會是一個(gè)系統(tǒng)性的工作，最好能進(jìn)行團(tuán)隊(duì)化協(xié)作，互補(bǔ)不同同學(xué)的優(yōu)勢，單靠一個(gè)人的力量幾乎不可能完成。

籌辦發(fā)布會的過程中需要大量的準(zhǔn)備工作，做好進(jìn)度的把控非常重要，作為負(fù)責(zé)人，對于發(fā)布會各個(gè)準(zhǔn)備環(huán)節(jié)的進(jìn)度，一定要做到心中有數(shù)，穩(wěn)步推進(jìn)。發(fā)布會是一個(gè)巨大的工程，耗時(shí)耗力，我們需要細(xì)心細(xì)心再細(xì)心，檢查檢查再檢查，隨時(shí)迭代優(yōu)化策劃到執(zhí)行一場發(fā)布會，是一個(gè)非常辛苦的過程，有身體的累，也有心累。

我們經(jīng)常會感嘆，看著發(fā)布會從想法到落地實(shí)行，就像看著我們的一個(gè)孩子從孕育到出生一樣。相信每個(gè)做過大型活動的運(yùn)營同學(xué)，都會有類似體會。不過我們那些痛苦的、懊惱的、沮喪的經(jīng)歷，最后不統(tǒng)統(tǒng)都會變成我們的成長么？