其實(shí)不管你是不是策劃會(huì)議的高手，倘若你只是站在舉辦方的立場(chǎng)角度上看問(wèn)題，那么你必定會(huì)遇到各種困難。首先你要明了幾點(diǎn)：會(huì)議策劃你需要做什么、誰(shuí)來(lái)策劃會(huì)議、會(huì)議類型、會(huì)議籌劃步驟等等。

1、需要做些什么

會(huì)議有各種類型，不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境，召開(kāi)會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是收集方方面面的信息，通過(guò)收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計(jì)劃。

2、誰(shuí)來(lái)籌劃會(huì)議

從秘書(shū)到公司總裁，每個(gè)人多多少少都可能會(huì)參與會(huì)議的籌劃，只不過(guò)有人是專職從事這項(xiàng)工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責(zé)。無(wú)論是專職還是兼職，最終結(jié)果，是使會(huì)議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。

會(huì)議籌劃者的職責(zé)：作為會(huì)議籌劃者，要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。下列的各項(xiàng)工作能反映會(huì)議籌劃者這一角色的多面性。善于與人共事；善于注意小節(jié)；善于解決問(wèn)題；善于與人協(xié)商；能夠管理會(huì)議財(cái)務(wù)事宜；熟悉酒店運(yùn)作；能夠安排恰倒好處的菜單；能夠熟練操作電腦；能夠熟練地與視聽(tīng)服務(wù)公司打交道；能妥善接待貴賓和外國(guó)客人；熟知各種禮儀；行事果斷、執(zhí)著。

3、會(huì)議類型

銷售會(huì)議

一般是為了宣布開(kāi)始銷售某種產(chǎn)品或銷售期限。例如季度銷售會(huì)議，或者是對(duì)前一個(gè)銷售期間進(jìn)行總結(jié)和表彰。

年會(huì)

可以是公司股東大會(huì)，也可能是行業(yè)協(xié)會(huì)每年一次的會(huì)員大會(huì)。

產(chǎn)品發(fā)布會(huì)

是為了向?qū)I(yè)群體和消費(fèi)者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。

研討會(huì)

是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會(huì)議。研討會(huì)一般讓與會(huì)者相互交流并有意見(jiàn)反饋。

專業(yè)會(huì)議

是就某個(gè)領(lǐng)域的問(wèn)題進(jìn)行討論、咨詢和交流信息而召開(kāi)的會(huì)議。一般包括主會(huì)和討論問(wèn)題、解決問(wèn)題的小組會(huì)議。

獎(jiǎng)勵(lì)會(huì)議

是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現(xiàn)進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)。

培訓(xùn)會(huì)議

一般要用至少一天，多則幾周時(shí)間開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)的會(huì)議。這類培訓(xùn)需要有特定的成都會(huì)議室場(chǎng)所，培訓(xùn)內(nèi)容高度集中，由某個(gè)領(lǐng)域的專業(yè)培訓(xùn)人員教授，而且通過(guò)培訓(xùn)要實(shí)現(xiàn)某些目的和目標(biāo)。

4、會(huì)議籌劃步驟

目的和目標(biāo)：確定會(huì)議的目的和目標(biāo)、制定會(huì)議議程是會(huì)議的重心所在。

會(huì)議的目標(biāo)和目的有以下一些：

培訓(xùn)；通知；教育；探討問(wèn)題；做決策；引入新事物或介紹新人員；激勵(lì)；開(kāi)發(fā)；展示；促進(jìn)與改善；解決問(wèn)題；討論如何贏利贏利

5、會(huì)議意見(jiàn)統(tǒng)一

在你籌劃一個(gè)會(huì)議時(shí)，你最好向上司、會(huì)議主辦人或會(huì)議主席描述一下會(huì)議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，如果你們的意見(jiàn)相符，你就可以做下一步的籌劃了：

預(yù)計(jì)召開(kāi)會(huì)議的日期；會(huì)議預(yù)計(jì)召開(kāi)幾天；打算在哪里召開(kāi)會(huì)議；會(huì)議形式或程序是什麼；需要多大的場(chǎng)地；以前開(kāi)過(guò)這樣的會(huì)議嗎？結(jié)果如何；將有多少人到會(huì)；會(huì)議預(yù)算是多少；與會(huì)者對(duì)費(fèi)用開(kāi)支很在意嗎？打算選用什麼級(jí)別的酒店和設(shè)施；打算選用最高級(jí)的房間標(biāo)準(zhǔn)是什麼；誰(shuí)來(lái)制作會(huì)議邀請(qǐng)函；會(huì)議需要向與會(huì)者打印相關(guān)資料嗎？會(huì)議的發(fā)言人有哪些？會(huì)議需要什麼樣的視聽(tīng)設(shè)備；需要食品、飲料的酒會(huì)、招待會(huì)有幾次；

與會(huì)者可以攜帶家屬嗎？打算為與會(huì)者安排一些特別活動(dòng)嗎？打算為與會(huì)者及其家屬安排一些特別活動(dòng)嗎？是否打算為與會(huì)者的家屬安排一些特別活動(dòng)嗎？由誰(shuí)來(lái)承擔(dān)這些活動(dòng)的費(fèi)用。