策劃一場年會活動需要的就是一支團(tuán)隊的力量，活動越大所掩蓋的層次就越廣，需求的籌劃人員、執(zhí)行人員就越多，下面成都年會策劃公司就來告訴大家年會活動策劃應(yīng)該如何科學(xué)有效的進(jìn)行。

1、立公共關(guān)系目的

公共關(guān)系目的即本次公共關(guān)系活動要到達(dá)的目的。公共關(guān)系目的最中心的是達(dá)成雙向的溝通及理解、分解這一目的，根底層面的目的是組織知曉度的多完成，初級層面的目的是組織信任度的追求。在信任度方面包括著兩個方面的含義，一個是信任，這是社會組織希望經(jīng)過具有影響力的公共關(guān)系活動來構(gòu)建目的大眾對組織的信任感；

另一個是忠實，即希冀讓目的大眾完成對組織的忠實，這是社會組織在公共關(guān)系活動中欲完成的最高目的。一個精心籌劃的公共關(guān)系活動最希望達(dá)成的目的即是社會大眾對組織矢志不渝的堅決決心。

2、明白目的大眾

大眾是公共關(guān)系活動的對象，目的大眾確實立是經(jīng)過后期仔細(xì)的調(diào)查完成的。普通的來說，大眾可以分爲(wèi)三類：目的大眾，潛目的大眾，不是一些大眾用戶。對已確立的目的大眾，社會組織必需要精確地掌握大眾特點，尋求最合適大眾承受的習(xí)氣與途徑來開于展公共關(guān)系活動，以完成對大眾溝通的最佳效果。在展開公共關(guān)系活動時，組織面對的大眾往往不是一個大眾群體，能夠是數(shù)個；往往不是一個現(xiàn)場或地域的大眾，能夠是寬廣區(qū)域，甚至國外的大眾。所以掌握大眾特點、選準(zhǔn)大眾顯得非常重要。

3、次要信息闡明

次要信息即組織本次籌劃大賽需求闡明的重要內(nèi)容，包括主辦方預(yù)備活動的狀況主題所反映的重要意義、參與活動的各方單位狀況、目的大眾的詳細(xì)狀況等。這局部信息的闡明對了解與展開公共關(guān)系活動是不可或缺的。

4、公共關(guān)系戰(zhàn)略

公共關(guān)系戰(zhàn)略即論述公共關(guān)系活動的全體思緒與步驟。包括活動創(chuàng)意的展開、系列活動布置、活動遵照的根本準(zhǔn)繩以及詳細(xì)的操作方略。尤其是大型活動現(xiàn)場，公共關(guān)系戰(zhàn)略要闡明組織的活動布置如何充沛表現(xiàn)公共關(guān)系創(chuàng)意與組織目的，怎樣完成能最大程度地影響現(xiàn)場大眾與非現(xiàn)場大眾。

5、傳達(dá)籌劃

公共關(guān)系活動有相當(dāng)局部的內(nèi)容表現(xiàn)在傳達(dá)方案的設(shè)計上。所以籌劃方案有必要獨自規(guī)劃傳達(dá)舉動。其次要包括兩大局部：人際溝通與群眾傳達(dá)。人際溝通要明白對意見首領(lǐng)與目的大眾溝通的不同方案，要設(shè)計特定的活動影響次要的目的大眾；群眾傳達(dá)則要謹(jǐn)慎選擇傳達(dá)媒介，既經(jīng)濟(jì)又高效地將組織信息無效地送到達(dá)核心目的大眾那里。傳達(dá)籌劃的設(shè)計非常重要，它與現(xiàn)場活動互相照應(yīng)，才干發(fā)揚(yáng)出公共關(guān)系活動的最大效應(yīng)。

6、媒體方案

媒體方案即有方案地布置舊事稿、專題節(jié)目以及專訪活動創(chuàng)意，尤其是對版面、工夫段、頻道、反復(fù)率等，均要做出細(xì)致的方案，對組織指導(dǎo)人、舊事發(fā)言人等要給予特別的布置，以期可以有無效地完成與目的大眾的雙向溝通與交之流，并締結(jié)與媒體良好的協(xié)作關(guān)系。

7、傳達(dá)方式及方案要點

傳達(dá)方式即明白公關(guān)籌劃的詳細(xì)傳達(dá)方式，如現(xiàn)場交流、座談會、專家征詢、冷會、專項晨覽、觀賞、文藝上演等各種溝通交流方式。并且還要論述在特殊狀況下應(yīng)對記者及不測突發(fā)事情的處置與打工提示等。

8、預(yù)算費用表

將活動能夠觸及的一切費用均以明細(xì)表格的方式列出，同時停止適當(dāng)分類，既爲(wèi)之后的公共關(guān)系活動的施行做重要鋪墊，又可使公共關(guān)系活動的主體--社會組織可以對籌劃活動的開支總額有一個根本的權(quán)衡，同時經(jīng)費預(yù)算也是方案審批時指導(dǎo)點頭定奪的重要根據(jù)。