活動(dòng)策劃首先需要確定的是一場(chǎng)活動(dòng)整體下來(lái)可用的資金額度。即使規(guī)模再小的活動(dòng)也需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呢?cái)政支持。否則就可能會(huì)無(wú)法舉辦活動(dòng)，或者無(wú)法實(shí)現(xiàn)預(yù)期的效果。
      要記住與其在資金緊張、無(wú)法保證質(zhì)量的情況下舉辦活動(dòng)，倒不如暫時(shí)等待以俟良機(jī)。以展會(huì)為例，有些時(shí)候公司會(huì)將一筆活動(dòng)經(jīng)費(fèi)用來(lái)參展，倒不如派幾名員工去參觀(guān)，這樣員工可以盡情組建人脈網(wǎng)絡(luò)，而不必受到展位的限制，之后還可以為那些你想要單獨(dú)花時(shí)間會(huì)見(jiàn)的重要客人專(zhuān)門(mén)舉辦一場(chǎng)別開(kāi)生面的私人高級(jí)晚宴。如果活動(dòng)可用資金有限，在預(yù)算不足的情況下舉辦一場(chǎng)“盛大”晚宴，雖然可以令你的公司更加矚目，但是你想突出的公司形象卻無(wú)法得以表現(xiàn)。將目標(biāo)客人的數(shù)量限制在60人之內(nèi)，把有限的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)用來(lái)招待這些客人，活動(dòng)就可以辦得精彩紛呈令人難忘；相反如果要把同樣金額的經(jīng)費(fèi)用來(lái)舉辦千人晚宴，那么這筆錢(qián)只夠用來(lái)進(jìn)行場(chǎng)地的布置、娛樂(lè)和餐飲，其結(jié)果必定是：一方面參加活動(dòng)的絕大部分客人都不太可能與你公司進(jìn)行業(yè)務(wù)往來(lái)，另一方面活動(dòng)規(guī)模也超出了公司標(biāo)準(zhǔn)。所以前者才是明智的選擇。

成都成都年會(huì)策劃公司再給大家列舉一個(gè)關(guān)于供應(yīng)商的成功案例——晚宴活動(dòng)的地址選在某知名劇院的舞臺(tái)上（該劇院晚間停止對(duì)外開(kāi)放），應(yīng)邀出席晚宴的還有當(dāng)日出演的明星，他們會(huì)在席間為客人奉上專(zhuān)場(chǎng)演出。而這些成為了第二日展會(huì)上熱議的話(huà)題，該公司的地位也因此得以提升。其受邀參加活動(dòng)的客人在展會(huì)上像明星般受人矚目，而未受邀的客人則渴望在第二年被選入受邀嘉賓名單。他們也希望在展會(huì)上與該公司的員工建立業(yè)務(wù)聯(lián)系，而公司員工由于只是參加展會(huì)而并非參展商，因此無(wú)須受到時(shí)間的限制，可以隨時(shí)離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，與未來(lái)的準(zhǔn)客戶(hù)去喝咖啡、吃飯等以增進(jìn)交流。對(duì)于此類(lèi)會(huì)務(wù)或場(chǎng)合，這樣做要比以其他方式來(lái)處理活動(dòng)經(jīng)費(fèi)更能為公司提高知名度，同時(shí)還能保證今后的業(yè)務(wù)。只要確定了公司的長(zhǎng)、短期目標(biāo)，就容易找到最符合其目標(biāo)的活動(dòng)。
      一場(chǎng)活動(dòng)策劃預(yù)先明確了經(jīng)費(fèi)金額，就能確定出恰當(dāng)?shù)幕顒?dòng)類(lèi)型，并且使活動(dòng)的舉辦符合預(yù)算。一般來(lái)說(shuō)只有預(yù)算過(guò)了關(guān)，上級(jí)部門(mén)才能同意舉辦活動(dòng)，因此在一切開(kāi)始之前，要首先對(duì)預(yù)期成本與各項(xiàng)內(nèi)容有一個(gè)粗略的估算。根據(jù)活動(dòng)愿景的內(nèi)容清單而做的初始預(yù)算會(huì)使你了解哪些計(jì)劃可行、哪些不可行。