開會是職場人的必修課。然而，如何好好開會卻不在員工培訓(xùn)的課程當(dāng)中。今天跟小伙伴們一起補(bǔ)上這重要的一課，聊聊組織會議那些事。

　　會議組織

　　雖然幾乎每個(gè)職場人士都或多或少參加過公司的會議，不過很多人都只是跟班參加會議，如果讓他組織一場會議，往往就無從下手了。

　　如何組織會議?我們先把整場會議分為會前、會中、會后，時(shí)間占比是5比3比2，也就是說我們有50%的時(shí)間放在會議前期的準(zhǔn)備上，30%的時(shí)間放在會議中討論，剩余20%的時(shí)間則放在會議結(jié)束后的輸出中。接下來，我們一一來說明每個(gè)階段我們應(yīng)該怎么做。

　　一、會前準(zhǔn)備

　　會前的準(zhǔn)備時(shí)間占了50%，可見其重要性。我們來看看有哪些事情是會前要做的。

　　一般，領(lǐng)導(dǎo)說要開會，只會大致給我們一個(gè)方向，不會事無巨細(xì)說明其他。這個(gè)時(shí)候作為會議組織者，我們應(yīng)該做好兩件事，一是提問，二是確認(rèn)。因?yàn)橹挥型ㄟ^提問，和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行確認(rèn)，才能清晰會議信息，讓方向更加明確，整個(gè)過程更加明朗。

　　如果我們當(dāng)下不跟領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，那么在準(zhǔn)備階段就可能因?yàn)楦鞣N不確定的事來回問領(lǐng)導(dǎo)，這樣你給領(lǐng)導(dǎo)的印象是拖泥帶水，一點(diǎn)小事也頻繁占用他時(shí)間。當(dāng)然如果你因不好意思再去問而揣著糊涂當(dāng)明白，那么可能會議走錯(cuò)了方向，后果更不堪設(shè)想。所以，當(dāng)我們收到了會議組織任務(wù)的時(shí)候，要當(dāng)下和領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)關(guān)鍵信息。

　　我們可以通過五個(gè)提問來確認(rèn)信息：

　　第一，這次會議的主題和目的是什么?

　　第二，您希望在什么時(shí)候組織這個(gè)會議，會議大概持續(xù)多久?

　　第三，除了誰誰誰(這個(gè)是根據(jù)會議主題和目的初步判斷，比如部門會議則是部門人員，經(jīng)營會議則是部門經(jīng)理等)，您覺得還有誰來參加這個(gè)會議比較合適?如部門經(jīng)理不能出席，由其下屬主管代替出席可以嗎?

　　第四，會議人數(shù)大概是20人，會議召開地點(diǎn)在大會議室，您覺得可以嗎?

　　第五，誰來主持這場會議?

　　當(dāng)我們跟領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)好之后，就要著手給參會人員發(fā)送一封會議通知郵件。為了避免有人臨時(shí)不能參加會議，我們最好提前2到3天就發(fā)會議通知。

　　內(nèi)容方面，作為會議組織者，我們要先和主持人溝通一下流程，這樣才能把會議的安排組織細(xì)節(jié)一并體現(xiàn)在郵件當(dāng)中。同時(shí)，為了讓會議更加高效，對于會議要討論的內(nèi)容，我們要區(qū)分出哪些是可以提前發(fā)給參會人員進(jìn)行閱讀的，摘錄出重點(diǎn)，在郵件中標(biāo)識。郵件寫好后，我們要先發(fā)領(lǐng)導(dǎo)，得到領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)無誤后，統(tǒng)一發(fā)送參會人員。

　　總而言之，會議通知郵件要做到時(shí)間地點(diǎn)人物明確，分工角色主題清晰，讓參會人員清楚以下幾件事：

　　一、要參加什么樣的會議;

　　二、在會議中要討論什么;

　　三、為什么要開這個(gè)會;

　　四、大家在會議中有哪些需要表達(dá)意見的部分;

　　五、會議什么時(shí)候開，持續(xù)多少時(shí)間;

　　六、主持人是誰，有問題找誰問;

　　七、流程議題如何分配。

　　下面是一封郵件模板，大家可以參考借鑒一下。

　　親愛的****：

　　為了更好地*****，***************，我們想和您預(yù)約時(shí)間，就********，和您溝通，同時(shí)聽取您的意見和建議，便于我們更好地************，這對****非常重要。

　　會議時(shí)間：幾月幾日幾點(diǎn)—幾點(diǎn);

　　會議地點(diǎn)：****;

　　會議主持：****;

　　會議聯(lián)絡(luò)人：***(有問題請咨詢，聯(lián)系電話：********);

　　會議的流程：1、2、3。

　　同時(shí)附件是關(guān)于此次會議的資料，我們已經(jīng)標(biāo)注重點(diǎn)，請您提前閱讀，收到郵件后回復(fù)我，您是否能夠參加，如果您無法出席，請告知我們能代替你表達(dá)意見的同事，謝謝你的支持。

　　事實(shí)上，會議的成功很大一部分取決于前期的準(zhǔn)備。作為會議組織者，我們必須做到敢于提問，確認(rèn)信息;清晰角色，提前溝通;分發(fā)資料，事前閱讀;流程細(xì)致，目標(biāo)明確。

　　二、會中組織

　　到了會議的當(dāng)天，如果有人遲到，有人臨時(shí)不能參加會議，就容易導(dǎo)致會議延遲開始。會議組織者還可能因?yàn)榈胗浿鴽]能來參加的同事是為什么沒來，而在會議中顯得有些心不在焉，沒能及時(shí)提醒和配合主持人對會議進(jìn)行管理，對時(shí)間進(jìn)行管控，會前定好的流程形同虛設(shè)?？上攵?，會議效果將大打折扣。

　　如何避免這樣的情況發(fā)生呢?我們可以從以下幾點(diǎn)著手：

　　一、會前提醒并確認(rèn)。盡可能避免缺席和遲到的發(fā)生，當(dāng)然這種情況在所難免，那么我們可以事先知曉這樣的情況，在會議的當(dāng)天及時(shí)調(diào)整和應(yīng)對，并知會主持人這樣的情況;

　　二、提前準(zhǔn)備好簽到表。按照部門和參會人員進(jìn)行簽到，通過簽到可以提前了解到會情況。屆時(shí)提前和主持人溝通，確保會議準(zhǔn)時(shí)開始;

　　三、會前將需要用到的會議資料打印出來，并用記號筆標(biāo)注出重點(diǎn)部分，每人一份，簽到時(shí)領(lǐng)取，這樣對于晚到或未到的同事，也可以提供基本信息讓他們知曉，便于迅速加入討論;

　　四、專人做會議記錄，便于會議后的成果輸出，給會議紀(jì)要做準(zhǔn)備;

　　五、和主持人配合得當(dāng)，按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)來提醒主持人按照流程來進(jìn)行會議的議題，明確下一步的行動。

　　總的來說，會議中，會議組織者要做到：一，物資完備，提醒時(shí)間;二，配合主持，管控流程;三，記錄清楚，便于輸出;四，配合得當(dāng)，目標(biāo)清晰。

　　三、會后輸出

　　一般會議結(jié)束后，會議組織者需要寫一份會議紀(jì)要，便于向上級匯報(bào)或發(fā)給參會人員作為備份。有的人把會議紀(jì)要當(dāng)成會議記錄來寫，像流水賬一樣記錄會上每個(gè)人的發(fā)言，比如某某總經(jīng)理說了什么，某某經(jīng)理表達(dá)了什么。雖然會議記錄得很詳細(xì)，但這不是一份合格的會議紀(jì)要。

　　會議紀(jì)要作為輸出總結(jié)最重要的一部分，我們要根據(jù)會議的主題來摘錄重點(diǎn)，根據(jù)6個(gè)W1個(gè)R原則來擬寫內(nèi)容。這里說的6W1R指：

　　第一個(gè)W，what，會議的主題與目標(biāo);

　　第二個(gè)W，when，何時(shí)召開;

　　第三個(gè)W，who，誰主持會議;

　　第四個(gè)W，whom，誰來參加會議;

　　第五個(gè)W，where，在哪里召開;

　　第六個(gè)H，how，如何開展討論主要的內(nèi)容以及主要的觀點(diǎn);

　　一個(gè)R，result，結(jié)果及行動計(jì)劃。

　　基于6W1R原則，我們能清晰地總結(jié)出一份會議紀(jì)要，并據(jù)此開始下一步的行動。我們也能根據(jù)會議紀(jì)要更好地跟蹤會議的落地執(zhí)行情況，以便反饋情況給領(lǐng)導(dǎo)。

　　到此，相信小伙伴們已經(jīng)對于如何組織一場會議有了清晰的認(rèn)識。會議作為企業(yè)文化的傳遞和目標(biāo)清晰的過程，在企業(yè)經(jīng)營中扮演著重要角色。

　　總而言之，會議組織要做到時(shí)間地點(diǎn)人物明確，分工角色主題清晰，流程內(nèi)容提問溝通，成果輸出行動跟蹤。這要求我們，會議前期準(zhǔn)備做好提問和確定;會議中期做好溝通以及流程管控;會議后期做好6w1r的會議紀(jì)要輸出，這樣一場高效的會議就水到渠成了。