今天成都活動策劃公司為大家分享一下一個成功的線下活動策劃方法流程。

　　當(dāng)我們從領(lǐng)導(dǎo)那里接收到要策劃一個線下活動的信號時：

　　第一步：確定基礎(chǔ)信息

　　首先我們需要弄清楚策劃這次活動的目的、時間、活動可接受的形式、預(yù)算、參與者等信息。

　　理清楚整個活動的邏輯，構(gòu)思可參考的活動形式并向上級提供活動形式選擇，確定最合適的活動形式之后，再進(jìn)行活動方案的編寫。

　　第二步：細(xì)化活動方案

　　1、活動主題

　　圍繞活動目的，確定幾個相對比較新穎、有趣、有力量的主題。這個主題不僅體現(xiàn)整場活動的格調(diào)，也蘊(yùn)含著這次活動的目的，所以需要多方斟酌，最終敲定。

　　2、活動目的

　　活動目的分為兩類。

　　第一類是作為主辦方舉辦這次活動的目的。

　　另一類是舉辦這次活動能夠給參與者帶來什么收獲。

　　對外方案需要重點(diǎn)體現(xiàn)第二點(diǎn)，對內(nèi)溝通也要讓大家達(dá)成共識，知道做這次活動的目的是什么。

　　3、確定時間

　　確定時間分為兩個方面，第一方面是確定活動時間，第二方面是確定活動時長。

　　確定活動時間需要考慮講師時間、同事時間、公共節(jié)假日時間、場地是否有空……

　　確定時間時長需要先確定活動大概的流程，每個流程所需要的時間，當(dāng)然活動一般會延時，一般是半小時到1小時，這部分時間需要提前預(yù)留出來。

　　4、活動預(yù)算

　　可以先問問同事，了解往期類似活動的預(yù)算范圍，根據(jù)活動流程涉及的物料，制作預(yù)算表。

　　了解各個活動預(yù)算項(xiàng)是否有合適的免費(fèi)資源?比如免費(fèi)贊助食物，免費(fèi)提供場地，免費(fèi)贊助小禮物等等。盡量使用最低的成本做更多事情。

　　明確哪些是不能省略的錢，哪些可以靈活使用。

　　最終確定相對合理的活動預(yù)算，提交領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　6、確定活動場地

　　第一步是確定城市，然后根據(jù)參與者的實(shí)際情況及交通便利程度，劃定活動舉辦的大致范圍。

　　第二步在劃定的范圍內(nèi)篩選合適的場地，可以通過地圖搜索的方式找到合適的酒店，也可以通過會小二等第三方平臺找到合適的場地。如果有長期合作的酒店那就更方便了。

　　找到場地之后要確認(rèn)的細(xì)節(jié)有：

　　場地的大小，格調(diào)、設(shè)計(jì)風(fēng)格是否和活動風(fēng)格匹配?

　　講臺的位置，現(xiàn)場桌椅排列等是否能符合要求?

　　場地提供方是否能幫你收快遞?快遞寄存地點(diǎn)?

　　現(xiàn)場有哪些設(shè)備可以使用?哪些是需要搭建的?

　　現(xiàn)場吵不吵?隔音效果如何?是否有在裝修或舉辦年會等可能會干擾現(xiàn)場的活動?

　　電源插座夠不夠?空調(diào)能用不?

　　哪里適合放簽到桌、海報(bào)、易拉寶?

　　場地放是否提供免費(fèi)食物?茶歇費(fèi)用如何?

　　酒店有多少人可以提供協(xié)助?

　　從正門開始，是否能有指示牌?

　　場地是否很有名?是否會容易誤導(dǎo)參會人員?

　　人流量是否很大，是否會有該場地游客能夠加入你們活動?

　　可提供的免費(fèi)停車位是多少，以哪種形式領(lǐng)取?

　　住宿是否有協(xié)議價(jià)，訂房熱線是多少?是否有餐飲指引?

　　該場地是否有微信、微博等等，是否愿意替你們宣傳推廣活動，這個可以帶來更多流量。

　　等等。。。

　　6、演講者

　　了解嘉賓的微信或者微博賬號?；顒有麄鲿r候，需要@給他們，帶動嘉賓進(jìn)行活動的宣傳。

　　根據(jù)演講者的出發(fā)地點(diǎn)、時間，進(jìn)行差旅安排。針對可能出現(xiàn)航班延誤的情況，是否需要預(yù)定高鐵票等?？傊扇∫磺惺侄危_保嘉賓能夠提前到達(dá)活動現(xiàn)場。

　　提前檢查分享的PPT，以防奇怪的事情發(fā)生，如：明顯超出演講時間、主題不匹配、太過理論化、出現(xiàn)品牌植入等問題。

　　及時更新演講嘉賓PPT，一般活動開始前3天會把參會人員基本信息提供給演講者，如果演講者進(jìn)行PPT修改，需要記得及時更新。

　　活動前向演講者把所有PPT要到，演講完畢放入分享。方便參加者獲取。

　　7、報(bào)名渠道

　　報(bào)名渠道一般都要盡可能的多樣化，從而提高活動宣傳覆蓋面。公司一切渠道，以及所有第三方渠道，參會人員可能接觸到的渠道都要盡量覆蓋。

　　若是想要獲得各渠道進(jìn)線情況分析，需要提前埋好數(shù)據(jù)收集的點(diǎn)。如不同渠道安排不同人員跟進(jìn)等。

　　報(bào)名情況最終都是需要匯總到統(tǒng)一一個人身上，避免重復(fù)報(bào)名，多次統(tǒng)計(jì)，通知參與會容易出問題。

　　8、發(fā)布通知

　　一般報(bào)名成功后通知一次，主要通知內(nèi)容是活動的時間地點(diǎn)等相關(guān)內(nèi)容。

　　活動前3天再通知一次，主要是確認(rèn)能否參加以及所需要準(zhǔn)備及注意的相關(guān)事宜。

　　活動通知發(fā)出后，給演講者看看。某些演講者會順手轉(zhuǎn)發(fā)一下，能帶來不少人流。

　　9、活動通知格式

　　按照標(biāo)準(zhǔn)方式去寫，時間地點(diǎn)人物事件。讓人30秒內(nèi)能判斷，這個活動是否值得參加

　　時間表，地點(diǎn)，演講內(nèi)容簡介等等干貨放前面。

　　多提煉活動的亮點(diǎn)，比如用自己語言多描述一下演講者，參加這次活動的價(jià)值等。

　　10、現(xiàn)場人員安排

　　確定哪些是必須提前來的人。提前1小時到達(dá)。準(zhǔn)備物料，檢查細(xì)節(jié)，準(zhǔn)備簽到物質(zhì)，跟場地方溝通。

　　明確分工，雖然可以互相照應(yīng)，有明確分工，更能檢查。拍照的，實(shí)時微信群互動的，微博更新的，簽到的，發(fā)禮物的，傳遞話筒的……

　　11、物料清單

　　常見物料有：海報(bào)、橫幅、話筒貼、現(xiàn)場小禮物、簽到表、簽到筆(大量)、易拉寶、零食、攝影儀、相機(jī)、電腦、PPT、宣傳視頻、音樂等(附有一個活動物料表格，有需要的小伙伴可以私聊)……

　　不少物料需要提前快遞到場地，需要場地方簽收。有些需要提前張貼，比如海報(bào)。

　　12、現(xiàn)場時間表

　　不要拖時間，有些場地有下一場活動，延時會耽誤另一個人。有些場地按照時間計(jì)算，延時需要另外計(jì)費(fèi)。另外，延時會導(dǎo)致用戶提前離開，效果也不好。嚴(yán)格按照時間表來，若調(diào)整，再計(jì)算一次時間。用電腦或者平板給演講者倒計(jì)時。并在最后5分鐘、1分鐘，倒計(jì)時提醒。

　　13、新聞稿與現(xiàn)場拍照注意

　　一定要提前寫好新聞稿大綱，明確所需要拍到的現(xiàn)場活動圖片，包括大合照、現(xiàn)場簽到、茶歇、公司品牌標(biāo)志、演講者和PPT、提問者、接受禮物、離開時候跟演講者繼續(xù)追問和換聯(lián)絡(luò)方式等畫面。

　　盡量早邀請大家一起拍合影。后面很多人走了。如果有橫幅，可以拍一起在橫幅或者海報(bào)下合影。

　　所有照片記得用APP可以一鍵加上公司LOGO.

　　照片實(shí)時發(fā)到群里，方便大家轉(zhuǎn)發(fā)宣傳，特別是特寫的好看的照片，一定要分享分享分享!!

　　14、禮物

　　帶走的禮物重點(diǎn)推薦：貼紙，t恤?，F(xiàn)場互動的小禮物，推薦用書籍和零食。禮物不僅僅是用來溝通感情，重點(diǎn)是廣告和傳播效果。如果能把你的標(biāo)志貼在電腦上，帶到各個地方，這個傳播效果有多好。禮物要有特色，希望那些愛自拍愛炫耀的網(wǎng)絡(luò)控，能帶回去，能傳播，能給別人看。最好是貼紙、t恤，這個定制不貴，而且傳播效應(yīng)好。其次是帽子、杯子，這能用很久。再次是手環(huán)、明信片等等，這個大部分情況下都會被丟棄，就現(xiàn)場圖個意思。

　　15、活動中間環(huán)節(jié)策劃

　　定下時間后，去掉演講、提問時間，余下來的時間可以策劃一些好玩環(huán)節(jié)?？梢詥紊斫挥?，這個是大部分人感興趣環(huán)節(jié)?？梢宰尨蠹曳纸M討論。也可以現(xiàn)場5分鐘，大家輪流分享小故事。也可以直接茶歇，所有人自動找自己感興趣的人去聊天。一切看你活動主題。

　　16、志愿者

　　有很重要且不可替代的職務(wù)，比如：組織者、主持人。也有一些活動，誰都能做，可以讓任何人5分鐘內(nèi)加入幫助。比如簽到啦，發(fā)小禮物啦，維持秩序啦。這些可以從你的參會人員里面選擇，填寫報(bào)名表格時候詢問，是否愿意成為志愿者。

　　17、活動后續(xù)宣傳和復(fù)盤

　　根據(jù)現(xiàn)場記錄下來的活動紀(jì)要和提前寫好的新聞稿大綱，進(jìn)行宣傳稿件的編輯。上線到各個平臺宣傳。

　　有價(jià)值的演講內(nèi)容，可以生成各類干貨進(jìn)行分析。

　　活動后記得要按照時間順序，分不同參與角色，復(fù)盤整個活動，力求下次做的更好!

　　總之，線下策劃是一個需要保持高效溝通的工作。

　　最重要的是牢記活動目的，確保正常活動朝著目標(biāo)前進(jìn)!!

　　線下活動和線上活動主要的不同是，和參與者是近距離交流的，客戶的體驗(yàn)感更強(qiáng)。因而要做好活動的宣傳和人員的跟進(jìn)，確?；顒痈采w到目標(biāo)客戶，確保每個參與者，從進(jìn)線到參會結(jié)束都是一次良好體驗(yàn)的過程。

　　其次就是做好時間的管理，根據(jù)物料的制作周期，制定好時間推進(jìn)表，確保所需要的東西都能提前到位!

　　以上是成都活動策劃公司對如何策劃一個成功的線下活動?流程方法的介紹，希望可以幫到大家~